• स्वतचे मूळ व दुय्यम सेवापुस्तक प्रत्येकी 6 ते 7 पुस्तकांचे एकर्त्रीत बायडींग करुन तयार करुन घ्यावे व त्याला पहिल्या पानापासून ते शेवटच्या पानापर्यंत पृष्ठ क्रमांक देण्यात यावेत.

सेवापुस्तक प्रामुख्याने 5 भागात लिहिले जाते.

• पहिले पान : जेव्हा आपण पोलिस सेवेत हजर होतो, व पहिल्यांदा आपल्याला पोस्टिंग मिळते त्या वेळेस आपण आपण संबंधित पोलिस अधीक्षक कार्यालय कडून सदर माहिती पूर्ण भरली गेली की नाही हे चेक करावे.
• नियुक्ती तपशिल : प्रत्येक नियुक्ती च्या वेळेस आपल्या नियुक्तीचे आदेश प्रमाणे नोंदी घेतल्या जात आहेत किंव्हा नाही, तसेच त्याचे आदेश ची प्रत सर्विस बुक ला लावली जात आहेत किंव्हा नाही हे चेक करावे.
• रजेचा हिशोब : आपनाकडून मंजूर केल्या गेल्या/भोगालेल्या राजे प्रमाणे नोंदी घेतल्या जातात हे तपासावे. आपल्या न भोगलेल्या रजा लोप पावणार आहेत किंव्हा कसे या द्वारे आपल्याला पूर्व कल्पना येते. त्या प्रमाणे रजा घ्यायची की जमा करायची याचा अंदाज येतो.
• अर्हताकारी सेवेशी प्रत्यक्षपणे संबंधित असलेल्या घटनांचा तपशिल : आपल्या सेवा काळात घडणाऱ्या अनेक घटनांची नोंद घेतली जावी.
• सेवा पडताळणी : शासकीय नियम व GR प्रमाणे आपल्या सर्विस बुक दर वर्षी पळतळणी केली गेली पाहिजे. त्यामुळे साहजिकच आपल्याला पाहिलेच सेवा पुस्तकातील त्रुटी राहिल्या असतील तर त्या बाबत माहिती मिळते. व शेवटच्या पडताळणीच्या वेळेस आगाऊ त्रास होत नाही.

• जन्म तारीखेची नोंद. (जन्म तारीखेची नोंद घेताना तीची कशाच्या आधारे पडताळणी केली त्याचा उल्लेख करावा.)
• जन्म तारीख अंकी व अक्षरी लिहुन कार्यालय प्रमुखाने स्वाक्षरी करावी.
• धर्म व जात लिहीताना आपली मुळ जात लिहावी.
• आपण ज्या प्रवर्गातुन सेवेस लागलो त्याचाही कंसात उल्लेख करावा.
• सेवेत प्रवेश करताना असलेल्या शैक्षणिक अर्हतेची नोंद सेवापुस्तकात घेऊन त्यात वाढ झाल्यास त्या प्रमाणपत्राच्या उल्लेखासह ती नोंद साक्षांकित करावी.
• वडिलांचे नाव.
• मुळ राहण्याचे ठिकाण.
• वैद्यकीय प्रमाणपत्राची नोंद.

• प्रथम नियुक्ती आदेश
• प्रथम रुजु दिनांक
• प्रथम नियुक्ती स्थायी/ अस्थायी बाबतची नोंद.
• नियुक्तीचा प्रवर्ग
• ज्या पदावर नियुक्ती ते पदनाम
• वेतन श्रेणी
• स्वग्राम घोषणापत्राची नोंद
• गट विमा योजना सदस्य नोंद
• अपघात विमा योजना सदस्य नोंद व विमा कपात रक्कम
• मराठी भाषा परिक्षा उत्तीर्ण / सुट नोंद
• हिंदी भाषा परिक्षा उत्तीर्ण / सुट नोंद
• संगणक अर्हता परिक्षा उत्तीर्ण झाल्याची / सुट नोंद
• चारित्र्य पडताळणी नोंद ( विभाग प्रमुखाच्या सहमतीने)
• स्थायित्व प्रमाणपत्राची नोंद
• जात पडताळणी बाबतची नोंद
• टंकलेखन परिक्षा उत्तीर्ण झाल्याची नोंद
• भविष्य निर्वाह निधी खाते क्रमांक नोंद
• DCPS / NPS खाते क्रमांक नोंद
• विभागीय परिक्षा उत्तीर्ण अथवा सुटीची नोंद
• परिविक्षाधीन कालावधी समाप्त करुन नियुक्ती नियमित केलेल्या आदेशाची नोंद.
• छोटे कुटुंब प्रमाणपत्र
• अपंगांसाठी राखीव पदावर नियुक्ती झाल्यास अपंगत्वाबाबतची विहित वैधता प्रमाणपत्र.
• निष्ठेचे शपथपत्र कर्मचा-याकडून घेऊन ते साक्षांकित करुन सेवापुस्तकात चिकटावे- (शासन परिपत्रक सा.प्र विभाग दि.11.9.2014 व दि. 6.10.2015)

• वार्षिक वेतनवाढ नोंद. (वार्षिक वेतनवाढ मंजुरीनंतर रकाना क्रमांक 8 मध्ये कर्मचाऱ्याची स्वाक्षरी घ्यावी.)
• बदली झाली असल्यास बदली आदेश, कार्यमुक्तीचा आदेश, नवीन पदावर रुजु झाल्याचा दिनांक, इत्यादी तपशिलाची नोंद.
• जेथे पदग्रहण अवधी अनुज्ञेय असेल तेथे पदग्रहण अवधीची नोंद.
• पदोन्नती / पदावन्नतीच्या आदेशाची नोंद.
• पदोन्नती / पदावन्नतीच्या पदावर रुजु दिनांकाची नोंद.
• पदोन्नती / पदावन्नतीच्या पदाच्या वर्गाची / वेतनश्रेणीची व वेतन निश्चितीच्या आदेशाची नोंद.
• वेतन निश्चितीसाठी विकल्प दिला असल्यास त्याची नोंद.
• पदोन्नती / वेतन आयोग / कालबध्द पदोन्नतीमुळे / एकस्तर पदस्थापनेमुळे वेतन निश्चिती केल्याची नोंद.
• ज्या वेळेस वेतन श्रेणीत बदल झाला असेल त्यावेळेसची वेतन आयोगानुसार पडताळणी पथकाकडुन करण्यात आलेल्या प्रमाणपत्राची नोंद.
• महाराष्ट्र नागरी सेवा (वे सु) नियम 1978 नुसार वेतन पडताळणी पथकाकडुन वेतननिश्चिती पडताळणी झालेली नसल्यास (शासन परिपत्रक वित्त विभाग दिनांक 20-08-1986 नुसार) कार्यालय प्रमुखाने नोंदविलेल्या प्रमाणपत्रकाची नोंद.
• ज्या वेतन श्रेणीत दक्षता रोध येत असेल तो दक्षता रोध पार करण्यास मंजुरी दिलेल्या आदेशाची नोंद.
• एखाद्या पदावरील नियुक्ती तदर्थ / तात्पुरची स्वरुपाची असल्यास त्या आदेशाची नोंद.
• व ती नियुक्ती नियमित केली असल्यास त्याची नोंद.
• अनिवार्य प्रशिक्षण / सेवार्गत प्रशिक्षणाची नोंद / पायाभूत प्रशिक्षण / विदेश प्रशिक्षणासाठी पाठविले असल्यास त्याची नोंद.
• ज्या पदावर काम करित असेल ते पद कोणत्या प्रवर्गातील / गटातील आहे त्याची नोंद.
• वार्षिक सेवा पडताळणी नोंद.
• स्वग्राम / महाराष्ट्र दर्शन रजा सवलत घेतल्याची नोंद.
• गट विमा योजना वर्गणीत बदल झाल्यास त्याची दिनांक निहाय व थकीत रकमेसह वसुलीची नोंद.
• वेतन आयोगाच्या फरकाच्या रकमा रोखीने / GPF / मध्ये जमा तपशिल प्रमाणक क्रमांक व दिनांक याची नोंद.

• सेवेतून कमी केले असल्यास त्या आदेशाची नोंद.
• पुर्ननियुक्ती केली असल्यास त्या आदेशाची नोंद
• दोन नियुक्तीमध्ये, खंड असल्यास खंडाची नोंद
• दोन नियुक्त्यांमधील खंड क्षमापित केला असल्यास त्याची नोंद
• सेवा कालावधीतील निलंबन ची नोंद.
• निलंबन कालावधी नियमित केला असल्यास त्याची नोंद.
• सेवेतील कालावधीत झालेली शिक्षा बाबत नोंद.
• संपात सहभाग घेतले असल्यास त्याच्या नोंदी.
• राजीनामा देणे / परत घेणे
• अनाधिकृत गैरहजेरी च्या नोंदी.
• पुरस्कार / गौरव / तदनुषंगिक अनुज्ञेय लाभाच्या नोंदी.
• आगाऊ वेतनवाढी मंजुर केलेल्या आदेशाची नोंद व (वेतननिश्चीती किंवा ठोक रकमा मंजुर केल्याची नोंद)
• सक्तीचा प्रतिक्षाधीन कालावधी नियमित केला असल्यास त्याची नोंद.
• वेतन समानीकरणाची नोंद.
• मानीव दिनांक देण्यात आला असल्यास त्याची नोंद.
• नावात बदल झाला असल्यास (सप्रमाण) नोंद.
• जनगणना रजेची नोंद.
• सुट्टीच्या कालावधीतील प्रशिक्षण नोंद.

• शासन निर्णय वित्त विभाग दि. 09-11-90 नुसार आगाऊ जमा करावयाच्या रजेच्या नोंदी.

1. अर्जित रजा परिगणना करण्याच्या पद्धतीत सुधारणा, शासन निर्णय 09/11/1990..(शासन निर्णय पाहण्यासाठी येथे क्लिक करा…)
2. अर्जित रजा परिगणना करण्याच्या पद्धतीत सुधारणा, शासन निर्णय 09/11/1990..(शासन निर्णय पाहण्यासाठी येथे क्लिक करा…)
3. अर्जित रजा परिगणना करण्याच्या पद्धतीत सुधारणा, शासन निर्णय 09/11/1990..(शासन निर्णय पाहण्यासाठी येथे क्लिक करा…)

• कर्मचा-याने वेळोवेळी उपभोगलेल्या व मंजुर केलेल्या रजा नोंदी. (रजा मंजुर आदेश रजा लेखा नोंदीसह)

• गट विमा योजना नामनिर्देशन
• भविष्य निर्वाह निधी नामनिर्देशन
• निवृत्तीवेतन नामनिर्देशनाची नोंद
• मृत्य नि सेवा उपदानाची नामनिर्देशनाची नोंद
• DCPS/NPS नामनिर्देशनाची नोंद
• अपघात विमा योजना नामनिर्देशनाची नोंद
• छोटे कुटुंब प्रमाणपत्र

नामनिर्देशन फॉर्म (पाहण्यासाठी येथे क्लिक करा.)

• सेवा निवृत्त / शासकीय सेवेतून कार्यमुक्त केल्याची नोंद.
• महालेखापाल कार्यालयाकडुन मंजुर अंतिम सेवानिवृत्ती वेतन, DCRG, निवृत्ती वेतनाचे अंशराशीकरणाची नोंद.
• रजा रोखीकरण, रक्कम व प्रमाणक क्रमांक व दिनांकाची नोंद.
• GPF अंतिम प्रदान रक्कम प्रमाणक क्रमांक व दिनांक AG च्या मंजुरी आदेशासह नोंद.
• सेवानिवृत्तीनंतर गट विमा योजनेचे प्रदान केल्याची रक्कम प्रमाणक क्रमांक व दिनांकासह नोंद.

• म. ना. से. (सेवेच्या सर्वसाधारण शर्ती) नियम 1981 मधील नियम 45 नुसार सेवापुस्तकाची वार्षिक पडताळणी करणे आवश्यक आहे.
• प्रत्येक वर्षाच्या मे महिन्यामध्ये कार्यालय प्रमुखाने वार्षिक पडताळणी करावी.
• कार्यालय प्रमुख वेतन देयके, वेतनपट आणि नमुद करण्यात येतील असे तत्सम अभिलेखे यावरुन सेवेची पडताळणी मागील वित्तीय वर्षाच्या अखेरपर्यंत केल्याचे प्रमाणपत्राची नोंद घेणे.

• कर्मचाऱ्यांच्या बदलीनंतर कर्मचा-यास दुय्यम सेवापुस्तक अद्यावत करुन दिले असल्याची नोंद मुळ सेवापुस्तकात घेऊन त्यावर कर्मचा-याची स्वाक्षरी घ्यावी.
• बालसंगोपन रजेचा स्वतंत्र रजा लेखा ठेवणे आवश्यक आहे.
• स्त्री कर्मचारीने वैद्यकीय खर्च प्रतिपुर्तीसाठी आईवडील ऐवजी सासुसासरे यांची निवड केली असल्यास त्याची नोंद घ्यावी.
• पहिल्या पानावरील नोंद दर पाच वर्षांनी प्रमाणित करणे आवश्यक आहे.
• दरवर्षी माहे सप्टेंबरमध्ये अखेर वित्तिय वर्ष निहाय मूळ सेवा पुस्तकातील नोंदी दुय्यम सेवापुस्तकात घेऊन व तसे प्रमाणपत्र मुळ सेवापुस्तकात नोंदवुन व त्यावर सक्षम अधिकाऱ्याची स्वाक्षरी घेणे आवश्यक आहे.
• दुय्यमसेवा पुस्तकाची प्रत कर्मचा-यास देऊन त्याची स्वाक्षरी घेण्यात यावी.
• सेवार्थ ID, आधार नंबर, PAN नंबर, DDO Code एका वेगळ्या कागदावर लिहून तो कागद सेवापुस्तकात चिकटावा.
• लिहावे कार्यालयात/कार्यालयातुन रुजू / कार्यमुक्ताच्या नोंदी घेताना मध्यान पूर्व / मध्याननंतर जरुर
• निवृत्ती वेतनासाठी अर्हताकारी नसणारा कालावधी लाल शाईने दर्शविणे आवश्यक आहे.
• ज्या ज्या वेळेस नामनिर्देशन (nomination) अद्यावत केली जातात तशी नोंद सेवा पुस्तकात घेणे आवश्यक आहे.
• शासन निर्णय वित्त विभाग दि. 01/09/2005 अन्वये सेवापुस्तकात वेतनविषयक बाबींची नोंद घेत असताना त्यामध्ये महागाई वेतनाची नोंद स्वतंत्रपणे घेण्यात यावी.
• राजपत्रित अधिकारांच्या बाबतीत दि. 30.11.1989 पर्यंतच्या सेवेचे अभिलेखे महालेखापाल यांनी ठेवलेल्या नमुना न. 25 रजा लेखा हिशोबासह ठेवलेले प्राप्त करून घेवून त्यातील नोंदी सेवा पुस्तकात घ्याव्या.